Мемлекеттік архивтің негізгі қызметтік бағыттарының бірі – жеке және заңды тұлғалардың әлеуметтік - құқықтық сипаттағы және тақырыптық сұраныстарын орындау болып табылады.Мемлекеттік архив жыл сайын Қазақстан азаматтарымен, жақын, алыс шетел азаматтарының заңды құқықтарын қорғайтын 2000-нан аса архивтік анықтамалар орындайды.
Мемлекеттік қызмет Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт Министрінің 2015 жылғы 17 сәуірдегі бұйрығымен бекітілген өзгертулер мен толықтыруларға сәйкес «Архив ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер Стандарты» арқылы жүзеге асырылады. Қарағанды облысы әкімдігінің 2015жылғы 23 маусымдағы қаулысымен «Архив анықтамаларын беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет Регламенті анықталған.
Өтініштерді қабылдау және архивтік анықтамаларды беру мемлекеттік архив кеңсесі, «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамы, «электрондық үкімет» веб порталы (бұдан әрі-портал) арқылы жүзеге асырылады.
«Электронды үкімет»веб-порталы – мемлекеттік басқарудың ел көлеміндегі басқару үдерістерінің барлық жиынтығын автоматтандыруға негізделген және мемлекеттік басқару тиімділігін айтарлықтай көтеру мен қоғамның әрбір мүшесіне әлеуметтік коммуникация шығындарын төмендету мақсатына қызмет ететін электронды жүйе.
Мемлекеттік архивте портал арқылы түскен сұраныстар күн өткен сайын артып келеді. Уақыт талабына сай қазіргі уақытта архивтік анықтамаларды «электронды үкімет» порталы www.egov.kz арқылы ешқайда шықпай-ақ, онлайн режимінде алуға болады. Яғни, көрсетілетін қызметті алушы өзінің уақытын және қаражатын үнемдейді. Қызметті алушы архивтік анықтаманы «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамыарқылы немесе «Электрондық үкімет» веб-порталы арқылы тапсырыс бере алады.Көрсетілген мемлекеттік қызметті алу үшін электрондық цифрлық қолымен куәландырылған электрондық құжат нысанындағы сұранысты толтыру керек.Егер электрондық-сандық қолтаңбасы болса, үйден шықпай-ақ портал арқылы анықтаманы алуға немесе оны өтініште көрсетілген мекен-жай бойынша пошталық байланыс арқылы ала алады.
Портал арқылы жүгінген жағдайда көрсетілетін қызметті алушының «жеке кабинетіне» мемлекеттік көрсетілетін қызметті көрсету үшін сұрау салудың қабылданғаны туралы мәртебе, сондай-ақ мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін алатын күні, уақыты мен орны көрсетілген хабарлама жолданады.
Көрсетілетін қызметті берушіге, Мемлекеттік корпорацияға құжаттарды тапсырған сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінген кезде мемлекеттік қызметтің нәтижесі – архивтік анықтама 11 жұмыс күні ішінде беріледі.
Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі –әлеуметтік-құқықтық сипаттағы келесі мәліметтерді: жұмыс өтілін, жалақы мөлшерін, білімін, марапатталғанын, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік төлемдердің аударылуын, атақтардың берілуін, азаматтық хал актілері, құқық белгілеуші және сәйкестендіру құжаттары жөніндегі мәліметтерді растау туралы архивтік анықтама немесе олардың болмауы туралы жауап.
Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны – қағаз немесе электрондық түрде.
Порталда электрондық архивтік анықтама немесе сұратылған мәліметтердің болмауы туралы жауап беріледі.
Мемлекеттiк қызмет ақысыз негізде жеке және заңды тұлғаларға көрсетіледі.
Көрсетілетін қызметті беруші – демалыс және мереке күндерінен басқа, дүйсенбіден бастап жұманы қоса алғанда сағат 9.00-ден 18.00-ге дейін, түскі үзіліс сағат 13.00-ден 14.00-ге дейін.
Өтінішті қабылдау және мемлекеттік қызмет нәтижесін беру сағат 9.00-ден 17.30-ға дейін жүргізіледі, түскі үзіліс сағат 13.00-ден 14.00-ге дейін.
Мемлекеттік көрсетілетін қызмет алдын ала жазылусыз және жедел қызмет көрсетусіз, кезек тәртібімен жүзеге асырылады;
Құжаттарды қабылдау электрондық кезек тәртібімен, көрсетілетін қызметті алушының қалауы бойынша, жеделдетілген қызмет көрсетусіз жүзеге асырылады, электрондық кезекті портал арқылы броньдауға болады.
Тәулік бойы, жөндеу жұмыстарын жүргізуге байланысты техникалық үзілістерді қоспағанда (көрсетілетін қызметті алушы жұмыс уақыты аяқталғаннан кейін, демалыс және мереке күндері жүгінген кезде өтініштерді қабылдау және мемлекеттік қызмет нәтижесін беру келесі жұмыс күні жүзеге асырылады).
«Электронды үкімет» порталы - ақпараттық технологиялар көмегімен ішінара келісушілікті қамтамасыз ететін, мемлекет пен азаматтар арасындағы, сондай-ақ, мемлекеттік органдардың өзара әрекеттестігінің бірыңғай механизмі. Мемлекеттік архивтерде кезекті қысқартып архивтік анықтама, архивқұжаттарын алуды жеңілдетуге әрі жылдамдатуға мүмкіндік береді.
Сонымен қатар «Электронды үкімет» порталы жалпы көрсетілетін электрондық қызмет санынан 80 пайыздық деңгейге жету мақсатымен, «Ақпаратты Қазақстан» бағдарламасын жүзеге асырудағы негізгі тапсырманың шешу жолы болып табылады.
«Балқаш қаласының мемлекеттік архиві» КММ
