Мемлекеттік архивтің негізгі мақсаттарының бірі- тұрғындардың құжаттық-ақпараттық қажеттіліктерін қанағаттандыру. Балқаш қаласының мемлекеттік архиві жыл сайын азаматтардың заңды құқықтарын қорғайтын 2000-ға жуық өтініштерін орындайды.
Мемлекеттік қызмет Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт Министрінің 2017 жылғы 7 наурыздағы №57 бұйрығымен бекітілген «Архив ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарты негізінде көрсетіледі. Мемлекеттік қызметтің бұл түрі баламалы негізде халыққа қызмет ету орталығы арқылы да жүзеге асырылады.
Архивтік анықтама құжаттар тіркелген күннен бастап он бес күнтізбелік күн ішінде беріледі.Екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік отыз күннен аспайтын мерзімге ұзарта алады, бұл туралы құжаттар тіркелген күннен бастап күнтізбелік 3 (үш) күн ішінде көрсетілетін қызметті алушыға хабарланады.
Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі- әлеуметтік-құқықтық сипаттағы келесі мәліметтерді: жұмыс өтілі, жалақы мөлшерін, жасын , отбасының құрамын, білімін, марапатталғанын,зейнетақы жарналары мен әлеуметтік төлемдердің аударылуын, ғылыми дәрежелер мен атақтардың берілуін, жазатайым оқиғаны, емделуде немесе қоныс аударуда болуын, қуғын-сүргін ұшырағанын, жаппай саяси қуғын-сүргіндер құрбандарын ақтау, экологиялық апат аймақтарында тұрғанын, бас бостандығынан айыру жерлерінде болғанын, азаматтық хал актілері, құқық белгілеуші және сәйкестендіру құжаттары жөніндегі мәліметтерді растау туралы архивтік анықтама немесе олардың болмауы туралы жауап, немесе архивтік құжаттардан куәландырылған архивтік көшірмелер мен үзінділер.
Құжаттар сенбі, жексенбі және мерекелік күндерді қоспағанда сағат 9.00-ден 18.00-ге дейін, түскі үзіліс сағат 13.00-ден 14.00-ге дейін кезекке тұру тәртібімен, алдын ала жазылусыз және жедел қызмет көрсетусіз, кезек тәртібімен қабылданады.
Көрсетілген қызметті алушы мемлекеттік қызметті алу үшін расталуы қажет мәліметтері көрсетілгенерікті үлгіде жазылған өтінішжәне жеке басын куәландыратын құжатты ұсынады.
Көрсетілген қызметті алушының көрсетілген құжаттардың біреуін ұсынбауы мемлекеттік қызметті көрсетуді тоқтата тұруға, сұранысты орындау үшін қажетті мәліметтердің болмауы мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тартуға негіз болып табылады.
Электрондық сұраныс порталдағы www.egov.kz. «Электрондық қызмет» белгісінде жүзеге асырылады. Мемлекеттік қызметті алу үшін электрондық сұраныстың формасын толтыруы, электрондық сұраныс жіберушінің электрондық қолтаңбасымен куәландыруы қажет.
Мемлекеттік қызметтің аяқталу нысаны заңдық күші бар және оның негізінде құжаттарды іздестіру деректерін көрсете отырып, сұраныстың мәні туралы құжаттық ақпаратты қамтитын архивтің ресми құжаты- архивтік анықтама беру.
Көрсетілетін мемлекеттік қызмет түрінің сапасын арттыру және атқарушылық тәртіптің деңгейін көтеру -басты мақсатымыз болып табылады.
Ш. Медеубаева,
Балқаш қаласының мемлекеттік архивінің
Құжаттарды ғылыми қолдану,
жариялау және ҒАА жасау бөлімінің басшысы
